Reforma tributária: O que muda na rotina fiscal das lojas de material de construção

A reforma tributária já alterou a emissão de documentos fiscais em 2026, embora a substituição dos tributos ocorra gradualmente. Em levantamento divulgado em outubro pela Agência Brasil, com dados da Receita Federal, 86% das notas emitidas pelas empresas obrigadas a informar a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) apresentavam esse destaque. Para lojas de material de construção, a mudança exige atenção ao cadastro das mercadorias, às regras fiscais e à integração entre compras, vendas e contabilidade.

O desafio não se resume à inclusão de campos na nota. Um estabelecimento que comercializa cimento, revestimentos, ferramentas e materiais elétricos precisa conferir o enquadramento de diferentes produtos e operações. Durante a transição, as exigências do modelo atual convivem com as adaptações necessárias à CBS e ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).

A transição exige dois calendários fiscais

Segundo as orientações da Receita Federal, 2026 é o ano de teste, com alíquotas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS. A dispensa de recolhimento está vinculada ao cumprimento das obrigações acessórias aplicáveis. Portanto, o caráter experimental não elimina a necessidade de adequação dos documentos e sistemas.

O cronograma também impede que o comerciante trate a reforma como uma troca imediata de impostos. Em 2027, a CBS substitui PIS e Cofins. A substituição gradual de ICMS e ISS pelo IBS ocorre entre 2029 e 2032, com conclusão prevista para 2033. As obrigações vigentes continuam relevantes enquanto cada etapa não é encerrada.

Na prática, a loja precisa acompanhar simultaneamente as regras atuais e os novos procedimentos. Uma atualização destinada ao IBS e à CBS não pode desconfigurar cálculos ainda necessários de ICMS, por exemplo. O contador deve validar as parametrizações conforme o regime tributário e as operações efetivamente realizadas.

O cadastro de produtos passa ao centro da adaptação

A diversidade do estoque torna a revisão cadastral especialmente importante nesse varejo. Descrições incompletas, códigos fiscais inconsistentes e unidades de comercialização incorretas dificultam a emissão e a conferência dos documentos. Produtos vendidos por peça, caixa, metro ou peso exigem correspondência entre compra, estoque e faturamento.

A classificação fiscal da mercadoria, identificada pela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM), deve ser conferida junto dos códigos específicos utilizados na tributação pelo IBS e pela CBS, conforme os leiautes vigentes. Não basta replicar uma configuração para todo o departamento de hidráulica ou acabamento: o tratamento precisa corresponder ao produto e à operação.

Também merece revisão o cadastro do destinatário. Endereço de entrega, identificação do comprador e natureza da operação ajudam a determinar o tratamento adequado. A orientação prática é corrigir inconsistências antes da venda, com responsáveis definidos para autorizar alterações e registrar os critérios adotados.

A integração fiscal depende de processos consistentes

A Associação Nacional dos Executivos de Finanças, Administração e Contabilidade (Anefac) destaca a necessidade de adaptação dos sistemas à emissão de documentos com IBS e CBS. Para o varejo de construção, essa atualização deve alcançar o percurso completo da mercadoria, da entrada no depósito ao faturamento e à eventual devolução.

Uma compra registrada com dados incorretos pode comprometer conferências posteriores. Quando estoque, faturamento e financeiro utilizam informações desconectadas, aumenta o trabalho de conciliação. Nesse contexto, um ERP para materiais de construção pode apoiar a centralização dos registros e a aplicação das parametrizações fiscais validadas pela contabilidade. A contratação de tecnologia, entretanto, não substitui a revisão cadastral nem garante conformidade automática.

Os testes devem reproduzir situações reais: venda no balcão, entrega em obra, devolução parcial e cancelamento. Também convém verificar o armazenamento dos arquivos eletrônicos, os registros de rejeição e a comunicação com o escritório contábil. Uma nota autorizada não comprova, isoladamente, que toda a classificação tributária esteja correta.

O Simples Nacional exige análise separada

O levantamento divulgado pela Agência Brasil não inclui empresas do Simples Nacional, que não estão obrigadas ao destaque da CBS em 2026. Essa ressalva evita uma interpretação equivocada: nem toda loja deve reproduzir imediatamente as exigências aplicáveis aos estabelecimentos do regime regular.

Para as etapas seguintes, as regras do Simples preveem alternativas de tratamento do IBS e da CBS, inclusive a possibilidade de recolhimento pelo regime regular. A decisão exige simulações com acompanhamento contábil, considerando compras, margens, custos administrativos e perfil da clientela.

Uma loja voltada ao consumidor final pode enfrentar condições diferentes das de um distribuidor que atende empresas interessadas em créditos tributários. Isso não determina automaticamente a melhor opção. Também não autoriza prometer crédito integral ao comprador sem verificar o regime do fornecedor e os requisitos legais.

Os números mostram avanço, mas não adequação completa

Além dos 86% de documentos com destaque da CBS, a Receita informou que 67% dos estabelecimentos obrigados já registravam o tributo. No período analisado, foram emitidas 3,7 bilhões de notas com essa informação. Os indicadores são nacionais, não exclusivos do comércio de materiais de construção.

A diferença entre participação nas notas e participação nos estabelecimentos mostra que volume documental e alcance empresarial são medidas distintas. Para a loja, o acompanhamento deve incluir qualidade cadastral, rejeições, devoluções e divergências contábeis, não apenas quantidade de notas emitidas.

Conclusão: regras, cadastros e operação avançando juntos

A adaptação fiscal se torna mais consistente quando regras, cadastros e operação avançam juntos. O objetivo imediato é atravessar a transição sem transformar cada venda em uma correção de última hora.

Referências

AGÊNCIA BRASIL. Reforma tributária: 86% das notas fiscais destacam a CBS. 2026. Disponível em: https://agenciabrasil.ebc.com.br/economia/noticia/2026-10/reforma-tributaria-86-das-notas-fiscais-destacam-cbs.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Reforma Tributária do Consumo RTC: Manual versão I. 2026. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/centrais-de-conteudo/publicacoes/manuais/reforma-tributaria-do-consumo/manual-servicos-rtc.pdf.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. Entenda a Reforma Tributária do Consumo. 2025. Disponível em: https://www.gov.br/receitafederal/pt-br/acesso-a-informacao/acoes-e-programas/programas-e-atividades/reforma-tributaria-do-consumo/entenda.

ANEFAC. Reforma tributária: empresas devem adaptar sistemas para emissão de notas fiscais com IBS e CBS em 2026. [s. d.]. Disponível em: https://www.anefac.org.br/radar-anefac/reforma-tributaria-empresas-devem-adaptar-sistemas-para-emissao-de-notas-fiscais-com-ibs-e-cbs-em-2026/.

RECEITA FEDERAL DO BRASIL. CGSN atualiza regras do Simples Nacional para adequação à Reforma Tributária. 2026. Disponível em: https://www8.receita.fazenda.gov.br/simplesnacional/noticias/NoticiaCompleta.aspx?id=e595d010-1e04-4c3b-95d9-185fc58594b5.